Mapa de procesos
PROTOCOLOS DE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES
Proceso para la implementación de auditorías internas en la IE San Rafael
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Analizar las normas relacionadas con la calidad, la eficiencia y cobertura de la educación | Equipo de calidad | El equipo de calidad recolecta y estudia las leyes que están vigentes dentro del ordenamiento constitucional, legal y reglamentario, en su calidad, en la observancia de sus fines, en el desarrollo adecuado de los procesos pedagógicos y en el aseguramiento a los estudiantes de las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo. | Recopilación de leyes y normatividad vigente. |
| 2 | Diseño de protocolo y cronograma | Equipo de calidad | El equipo de calidad diseña un protocolo para realizar auditoría interna, con fines de mejoramiento en el cumplimiento específico de los procesos desde las cuatro gestiones del proyecto educativo institucional PEI. En esta etapa, se organizan comisiones en el equipo de calidad para la ejecución del protocolo. | Protocolo
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| 3 | Auditar la situación legal de la institución | Comisión de equipo calidad | Se verifica con ayuda del rector y la secretaria de la Institución.
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Acta y soportes |
| 4 | Auditar documento de Proyecto Educativo Institucional (PEI) | Comisión de equipo calidad | El rector debe suministrar el PEI y demás soportes legales.
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Acta y soportes |
| 5 | Auditar documentos de currículo y plan de estudios | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores apoyan el proceso y suministran la información requerida del plan de estudios.
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Acta y soportes |
| 7 | Auditar documento del sistema institucional de evaluación y promoción SIEE | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores apoyan el proceso y suministran la información requerida del plan de estudios.
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Acta y soportes |
| 8 | Auditar documento de plan de mejoramiento institucional | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores apoyan el proceso y suministran la información requerida del plan de mejoramiento y documentos de análisis de las pruebas saber.
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Acta y soportes |
| 9 | Auditar el programa para la integración, adaptación, permanencia y progreso de la población estudiantil | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores apoyan el proceso de auditoría y suministran el aparte del PEI donde debe verse reflejado los modelos educativos flexibles de la población vulnerable que se ajustan a sus necesidades
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Acta y soportes |
| 10 | Auditar el funcionamiento del gobierno escolar y otros organismos de democratización | Comisión de equipo calidad | Algunos integrantes de la mesa de sociales ayudan en el proceso de auditoría del sistema de gobierno escolar, su conformación y acciones ejecutadas.
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Acta y soportes |
| 11 | Auditar el documento del manual de convivencia escolar | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores ayudan en el proceso de auditoría del manual de convivencia, como fue la re significación, debido proceso y si está enmarcado en la ley 1620. | Acta y soportes |
| 12 | Auditar la existencia programas educativos y actividades de beneficio social | Comisión de equipo calidad | La orientadora escolar ayuda en el proceso de auditoría de los programas educativos y actividades de beneficio social.
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Acta y soportes |
| 13 | Auditar el proceso de matrícula y sistemas de información | Comisión de equipo calidad | La secretaria General ayuda en el proceso de auditoría y suministra la información necesaria en relación a matricula y sistemas de información.
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Acta y soportes |
| 14 | Auditar el programa de acceso, permanencia y retención de los estudiantes | Comisión de equipo calidad | Los coordinadores ayudan en el proceso de auditar el acceso, permanencia y retención de los estudiantes.
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Acta y soportes |
| 15 | Auditar la asignación de planta por parámetros | Comisión de equipo calidad | El rector ayuda en el proceso de auditar la asignación de planta por parámetros.
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Acta y soportes |
| 16 | Auditar la administración del fondo de servicios educativos | Comisión de equipo calidad | El rector y tesorera ayudan en el proceso de auditar la administración del fondo de servicios educativos.
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Acta y soportes |
| 17 | Auditar el funcionamiento de los mecanismos de comunicación | Comisión de equipo calidad | El rector ayuda en el proceso de auditar los mecanismos de comunicación utilizados en la institución.
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Acta y soportes |
| 18 | Auditar la secretaría y archivo de la Institución. | Comisión de equipo calidad | La secretaria general ayuda en el proceso de auditar la secretaria y archivo institucional.
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Acta y soportes |
| 19 | Socializar informe detallado (hallazgos) de los auditores al equipo de calidad. | Equipo calidad | El equipo de calidad reunido escucha los hallazgos en cada una de las gestiones, se hace la reflexión y se sacan las conclusiones de la auditoria.
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Documento de hallazgos |
| 20 | Diseñar plan de mejoramiento y plan de acción. | Dependencia y/o proceso auditado | El equipo de calidad en base a los hallazgos encontrados fija plan de mejoramiento, plan de acción con responsables, el cual será articulado al plan de mejoramiento. | Plan de mejoramiento. |
Proceso de matrícula
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | Definir cronograma de matrícula | Secretarias y Rector | La matrícula se organiza antes de finalizar el año lectivo, se envía a los padres de familia el cronograma y horas por grados, los estudiantes nuevos se matriculan en la primera semana de clases. | Circular informativa | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | Definir los requisitos para estudiantes nuevos y estudiantes antiguos | Secretarias |
Estudiantes en situación de desplazamiento que ingresan sin ningún tipo de documento. Nos debemos comunicar con personero municipal e informarle la situación para que nos colabore solicitando la documentación al municipio que le corresponda “por ningún motivo se debe dejar el estudiante desescolarizado”. Estudiantes procedentes de Venezuela Si el estudiante de nacionalidad venezolana cuenta con el permiso de permanencia PEP expedido por migración Colombia debe ser registrado con tipo de documento PEP. Si el estudiante no cuenta con un documento válido en Colombia, este deberá ser registrado con tipo de documento: número establecido por la secretaria – NES. Si el estudiante cuenta con su situación migratoria legalizada deberá registrarse con tipo de documento cedula de extranjería. |
Circular Informativa
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| 3 | Realizar o renovar matricula | Auxiliares administrativas
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Para estudiantes antiguos los padres y estudiantes asisten a la institución de acuerdo con la fecha, grado y hora asignada, llevando sus documentos y requisitos pendientes. De ser necesario se actualizan los datos como acudiente, dirección, teléfono, cambio de documento. Firmar libro de matrícula como constancia de la renovación.
Para estudiantes nuevos los padres o acudientes se dirigen a la institución con la documentación que es revisada y si no está completa se señala una nueva fecha para la matricula, se firma el libro de matrícula. Tanto estudiantes nuevos como antiguos deben firmar el documento de conocimiento y cumplimiento del horizonte institucional, manual de convivencia y sistema institucional de evaluación y promoción. |
Libro de matricula
Formato acuerdos de convivencia |
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| 4 | registrar en la plataforma SINAI
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Auxiliares administrativas | 1. Ingresar a la página www.sinai.net.co
2. Digitamos Usuario y contraseña 3. Seguidamente nos vamos a matricula, estudiantes nuevos, estudiantes nuevos, nos va aparecer una hoja de matrícula donde vamos a registrar todos los datos del estudiante, se van a desplegar varias pestañas las cuales se deben diligenciar en su totalidad 4. Imprimir folio de matrícula, le damos clic en imprimir folio de matrícula seguidamente exportar a Word e imprimir. Se debe hacer firmar tanto del acudiente como del estudiante. |
Plataforma actualizada | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | Registrar en el SIMAT
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Auxiliares administrativas | 1. Ingresamos a la página www.sistemasdematriculas.gov.co
2. Digitamos usuario y contraseña 3. Nos vamos a matricula, novedades, digitamos primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre, le damos clic en buscar (lupa), nos debe aparecer el estudiante que vamos a registrar y le damos clic en novedades. 4. Diligenciamos los datos de Nuevo Estado, así: Seleccionamos en la casilla “nuevo estado”: matriculado, DANE de la institución de destino, consecutivo de la sede, jornada, grado, grupo y guardar. 5. Nuevamente damos clic en buscar (lupa), digitamos el número del documento del estudiante, damos clic en ver alumno, se debe actualizar la información del alumno (la dirección de residencia, departamento, municipio, teléfono y datos del acudiente). Seguidamente se debe registrar la estrategia de permanencia del programa PAE (restaurante escolar), en caso de no poder registrar esta estrategia se le debe comunicar a la administradora del simat a nivel municipal dicha novedad. También se actualiza la información de afiliación al sistema de salud, desplazamiento, situación socioeconómica, discapacidades y capacidades excepcionales (sólo si el estudiante tiene esta condición) e información de familiares, finalmente se da clic en guardar. 6. Se debe hacer una carpeta física para el estudiante y se procede archivar estos documentos. 7. Se le debe dar al acudiente un certificado de ingreso firmado por la auxiliar que lo entendió, para que el coordinador le asigne el grupo. 8. En caso de que el estudiante aún se encuentre matriculado en la Institución de origen, la auxiliar administrativa se debe comunicar con dicha Institución con el fin de solicitar su retiro. 9. Cuando se presentan casos de deserción escolar, la novedad se debe registrar en las plataformas SIMAT y SIMPADE. Nota: Si un estudiante deja de asistir a clases, por 15 o más días hábiles, el director de grupo es el encargado de reportar esta novedad, desde la Institución (coordinadores y/o auxiliares administrativas) se comunicaran con el acudiente para identificar el motivo de la inasistencia, además, para tratar de que el estudiante se reintegre, en este caso, el alumno debe ponerse al día con las actividades académicas, para evidencia se debe firmar un acta de compromiso en coordinación, de lo contrario se cita al acudiente y al estudiante, con la orientadora escolar, buscando que éste se reintegre a las actividades escolares, en caso tal que esto no ocurra, la situación será informada en la comisaría de familia. Si el acudiente no contesta el llamado de la institución educativa, el estudiante pasa a ser desertor y se comunica el hecho a la comisaría. |
Plata forma actualizada
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| 6 | Realizar auditorias | Auxiliares administrativas y directores de grupo. | Este proceso se hace cada mes y consiste verificar en cada grupo de la institución educativa:
1. Deserción de estudiantes. 2. Estudiantes existentes cruzando la información de las planillas del SINAI y del SIMAT |
Actas de auditoria | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7 | Actualizar plataforma de SINAI y SIMAT | Auxiliares administrativas | Se hace los ajustes a las plataformas de las novedades existentes en la auditoria, hasta que exista concordancia entre los estudiantes presentes en el aula de clase, y la información de las planillas del SINAI y del SIMAT. | Plataforma actualizada | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8 | Solicitud de retiro de estudiantes | Auxiliar Administrativa | Solicitud de retiro
El acudiente debe acercarse a la secretaria de la Institución a solicitar el retiro del estudiante, los trámites para al retiro son 10 días hábiles, deben consignar el banco Agrario a la cuanta de ahorros 414700028061 de la Institución Educativa 3.900 por certificados de años anteriores, se debe entregar la carpeta con todo la documentación del estudiante, notas en papel membrete parciales o definitivas del periodo en curso, retiro del SIMAT y SINAI, el acudiente debe firmar el libro de retiro. INFORMAR A LOS COORDINADORES ESTOS CASOS. |
Libro de Retiro firmado | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Proceso Financiero
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Realizar lista de necesidades
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Rector | Teniendo en cuenta el plan de mejoramiento y POA los directivos hacen lista de necesidades pedagógicas, de infraestructura y proyectos transversales.
Los docentes rurales y urbanos por áreas y niveles pasan lista de necesidades para mejorar los procesos de enseñanza-aprendizaje. |
Lista de necesidades. |
| 2 | Consolidar las necesidades en los formatos establecidos | Consejo directivo
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En reunión del consejo directivo se diligencian los formatos establecidos, priorizando las necesidades y consolidando toda la información:
Presupuesto: Estimar el presupuesto de ingresos y Gastos de la Institución Educativa San Rafael del año en vigencia. Se tienen en cuenta los recursos propios como son certificados, arriendos y derecho de matrículas del programa para adultos. Plan Operativo Anual de Inversión (POAI): donde se consignan el nombre de los proyectos, objetivos y actividades que se priorizaron para efectuar inversión: · Apoyo financiero contable · Apoyo gestión académica · Administración recursos físicos · Administración planta física · Talento humano · Comunidad y convivencia · Gastos fijos propios de la administración Plan de compras: Se consolida la lista de artículos, elementos o servicios, los cuales están argumentados desde el POAI con sus respectivos objetivos. Se ponen los valores presupuestados según cotizaciones previamente solicitadas a los proveedores. Proyecto de bienestar social y proyectos pedagógicos obligatorios: Acá se plasman las principales actividades pedagógicas correspondientes a los proyectos transversales. Después de ajustar y priorizar las necesidades se procede a la aprobación del plan financiero por parte del consejo directivo. |
Acta
Presupuesto POAI Plan de compras Proyecto de bienestar Social |
| 3 | Reglamentar el proceso de contratación y tesorería | Consejo Directivo | En reunión el consejo directivo por medio de un acuerdo se establece el reglamento para el manejo de tesorería en la Institución Educativa San Rafael.
Las operaciones de tesorería son aquellas que se originan en la administración de fondos y garantizan la liquidez y correcta destinación de recursos financiero. Se establece el reglamento de contratación en la institución Educativa San Rafael donde se especifica los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios hasta los 20 SMLMV. Luego se procede a aprobar y firmar los respectivos acuerdos. |
Acta
Reglamento de tesorería Acuerdo de contratación |
| 4 | Ejecutar los recursos | Consejo directivo | Para la ejecución de recursos se hacen los contratos | Encuestas diligenciadas. |
Proceso organización de la enseñanza
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Realizar ajustes a las mallas de aprendizaje | Mesas de trabajo | En mesas de trabajo por áreas, al inicio del año escolar, los docentes realizan los ajustes que consideran pertinentes a las mallas de aprendizaje, respondiendo a las orientaciones de los lineamientos curriculares, estándares de competencia, Derechos Básicos de Aprendizaje DBA. Este diseño curricular se ajusta al iniciar el año lectivo y se entrega a la coordinación académica dentro de las 4 primeras semanas del mismo, teniendo en cuenta el formato de malla curricular establecido desde el consejo académico. | Mallas de aprendizaje en formato digital actualizado |
| 2 | Planeación de clases | Docentes | A partir del diseño curricular de las mallas, los docentes, en grupos de trabajo, por grados y/o áreas realizan la planeación del periodo, este trabajo lo entregan a la coordinación académica a más tardar en la semana cinco de cada periodo.
Teniendo en cuenta los criterios de evaluación. De acuerdo con el SIEE, los criterios de evaluación se definen en los componentes: Actitudinal (5%), Académico (80%) y Prueba Trimestral (15%). De acuerdo con la intensidad horaria, en el componente académico se establecen mínimo tres actividades evaluativas; el componente Actitudinal se valora a través de una autoevaluación que realiza el estudiante (Contiene 10 criterios de valoración) y se ejecuta durante las cuatro última semana del periodo, entre tanto, la Prueba Trimestral se realiza con preguntas Tipo Prueba Saber en cinco áreas fundamentales (en la básica): Matemáticas, Lengua Castellana, Ciencias Naturales, Ciencias sociales e Inglés, en la media se agregan pruebas de Filosofía y Ciencias políticas; en las demás áreas hay autonomía para el diseño de la prueba trimestral. Esta se aplica durante la semana 11 del periodo. |
Planeación digital por cada periodo de cada docente |
| 3 | Registro de la planeación en la plataforma SINAI | Docentes | Las actividades evaluativas definidas en la planeación del periodo se deben registrar en la plataforma SINAI a más tardar en la semana cinco del periodo. Para ello, se debe seguir la siguiente ruta: a) Ingresar a la plataforma SINAI con documento y contraseña personal, b) Clic en planeación – clic en actividades de periodo, c) Seleccionar el grupo – periodo – el área – el componente, d) Definir las actividades evaluativas en cada componente indicando los porcentajes de las mismas y, e) Clic en Guardar. | Registro de planeación en la plataforma SINAI |
| 4 | Proceso para copiar actividades entre grupos en el mismo grado y área | .
Docentes |
La plataforma SINAI ofrece la posibilidad que, al cargar las actividades de periodo en un grupo, se puedan copiar a los demás grupos de un grado, así: a) Ingresar las actividades a un grupo siguiendo el procedimiento anterior. b) Seleccionar el grupo, periodo y asignatura y dar clic en copiar. c) Seleccionar grupo de origen (el que ya digitaste correctamente) y grupo de destino. d) Dar clic en reemplazar grupo de destino y luego aceptar. e) Clic en guardar. | Registro de planeación en la plataforma SINAI |
| 5 | Planillas de notas en línea | Docentes | Para realizar el registro de notas en la plataforma SINAI, se debe seguir la siguiente ruta: a) Ingresar a la plataforma SINAI con documento y contraseña personal, b) Clic en evaluación – calificaciones – registro de calificaciones en línea, c) Seleccionar grupo -periodo y asignatura, d) Registrar las notas, según corresponda y, e) Guardar cambios, la cual debe estar actualizada en las semanas 6 Y 12 de cada periodo. | Planillas de notas de cada grupo y/o área registradas en la
Plataforma SINAI |
| 6 | Revisión del diseño curricular y de Evaluación. | coordinadores | Cumpliendo el SIEE, Los coordinadores hacen seguimiento a la planeación, plataforma y planillas de notas en línea de los docentes, verificando que se esté dando en los tiempos establecidos y que refleje coherencia con las mallas de aprendizaje | Consolidado de chequeo |
| 7 | Planes de mejoramiento a docentes | Coordinadores
Rector |
Los coordinadores establecen planes de mejoramiento a los docentes que no cumplen los compromisos de planeación y registros en línea establecidos desde el SIEE.
Los coordinadores pasan la información a la rectoría de los que persistan en su incumplimiento y se continúa con el proceso de acompañamiento de los docentes desde rectoría y será un criterio a evaluar en la evaluación de desempeño de los que pertenecen al decreto 1278. |
Plan de mejoramiento individual.
Evaluación de desempeño de docentes del 1278 |
Proceso para la Actualización del Sistema Institucional de Evaluación y Promoción de los Estudiantes SIEE
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Diseñar talleres de participación del gobierno escolar |
Directivos |
Se diseñan talleres para consejo de estudiantes, consejo de padres y mesas de trabajo de docentes con el fin de recoger información de posibles cambios del SIEE, sugerencias y opiniones en general. | Guía del taller para cada estamento de participación. |
| 2 | Aplicar taller al consejo de estudiantes |
Directivos |
AL CONSEJO DE ESTUDIANTES le corresponde:
Participar en la construcción del SIEE. El coordinador encargado de moderar el taller, expone los principales apartes del SIEE, luego entrega la guía a los participantes y por grados los estudiantes proceden a resolverla. Se elige a un vocero por cada grado y se hace una plenaria, el coordinador consolida las propuestas, sugerencias y posibles cambios emitidos por cada participante. |
Acta |
| 3 | Aplicar taller al consejo de Padres | Directivos | AL CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA le corresponde:
Participar en la construcción del SIEE. El coordinador encargado de moderar el taller, expone los principales apartes del SIEE, luego entrega la guía a los participantes y por grupos los padres proceden a resolverla. Se elige a un vocero por cada grupo y se hace una plenaria, el coordinador consolida las propuestas, sugerencias y posibles cambios emitidos por cada participante. |
Acta |
| 4 | Aplicar taller a las mesas de trabajo | Directivos | Las mesas de trabajo por áreas se reúnen y el coordinador encargado de moderar el taller, expone los principales apartes del SIEE, luego entrega la guía a los participantes y las mesas de trabajo proceden a resolverla.
El jefe de área socializa y el coordinador consolida las propuestas, sugerencias y posibles cambios emitidos por cada mesa de trabajo. |
Acta |
| 5 | Socializar propuestas al consejo académico. | Directivos | EL CONSEJO ACADÉMICO: Estudia las propuestas que llegan del gobierno escolar.
Los directivos socializan el consolidado de sugerencias, propuestas y posibles cambios del SIEE, mediante votación y por mayoría se determinan los ajustes más convenientes, que garanticen a toda la comunidad el reconocimiento de los derechos al debido proceso, a la educación y a la diferencia en los ritmos de aprendizaje. |
Acta |
| 6 | Aprobar documento final del SIE | Rector | El Rector o coordinador socializa al CONSEJO DIRECTIVO el documento final que fue consolidado por el consejo académico, se hace el análisis y de ser necesario la devolución para reajustes en el consejo académico, antes de su aprobación y legalización en el consejo directivo. | Documento final del SIEE |
Proceso Para El Análisis De Resultados Evaluación Externa
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Diseñar planes de mejoramiento para alcanzar mejores resultados en las pruebas externas | Directivos | Se analizan las pruebas externas de los grados 3, 5, 9 y 11, donde se plantean estrategias y acciones de mejora:
Simulacros, PreIcfes interno, trimestrales, planeación de periodo de los docentes, Cumplimiento del SIEE. Se organiza Plan de acción y ruta logística para el año. |
Plan operativo anual (POA)
Documento de estrategias y ruta logística anual. |
| 2 | Reunir al consejo Académico para ajuste del plan. | Consejo Académico | Se hacen los ajustes y se avala la propuesta de las estrategias de mejora para las pruebas externas presentada por los directivos. | Acta |
| 3 | Reunir a los docentes para explicar plan de acción. | Directivos | Se socializa a los docentes la ruta metodológica, estrategias, tiempos establecidos en el calendario escolar, se concreta el material pedagógico que se va utilizar en la implementación en horas de clases del PREICFES y PRESABER | Asistencia |
| 4 | Aplicar las pruebas trimestrales | Docentes | Se aplican tres pruebas trimestrales durante el año escolar desde 0 a 11, con la metodología pruebas SABER y según lo establecido en el SIEE | Resultados en las plataformas SINAI |
| 5 | Aplicar los simulacros | Docentes | Aplicación de los simulacros en horas de clase, se organiza la logística para que sea lo más similar a las pruebas reales.
Se contrata empresa externa para que suministre el material de simulacro para los grados 3, 5, 9, 10 y 11. En los grados 3, 5, 9, y 10 se hacen dos anuales. Y grado 11 se hacen 4 anuales. |
Resultados en la plataforma INSTRUIMOS |
| 6 | Desarrollar en horas de clase los PREICFES Y PRESABER | Docentes | Los profesores en las aulas de clase implementan los PREICFES Y PRESABER. Retroalimentan los simulacros, trabajan en las cartillas de pruebas, proponen su propia metodología y también estimulan con notas a los estudiantes que obtuvieron los mejores resultados en cada área (Mas de 60) | Planeaciones y actividades en la plataforma SINAI.
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| 7 | Analizar los resultados de pruebas trimestrales y simulacros | Directivos | Reunión con docentes de cada grado para analizar las estadísticas de los resultados en cada periodo de los trimestrales al igual que los resultados de cada simulacro.
Se recuerdan las estrategias que se deben implementar y se repasan las tareas correspondientes a la propuesta. |
Acta y asistencia |
| 8
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Analizar los resultados de las pruebas externas. | Directivos, consejo académico | En reuniones de docentes, por niveles, socializar los resultados de pruebas externas, destacando fortalezas y aspectos a mejorar.
de los grado 3, 5 , 9 y 11 Se valora la pertinencia y eficacia de los planes de mejoramiento implementados, sistematizando lo más relevante de esta reflexión para hacer los ajustes que sean necesarios. |
Resultados pruebas externas.
Documento de reflexión Asistencia. |
Proceso de servicio de apoyo pedagógico para estudiantes con discapacidad
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Observación del estudiante (se revisa el observador del estudiante o se realiza entrevista a padres de familia) | Docente de aula o/y asignatura | El docente, hará una breve descripción acerca del aspecto académico, comportamental y socioemocional del estudiante. Se debe tener en cuenta aspectos como: atención, memoria, concentración, motivación, procesos de lectura, escritura y lógico matemático.
El docente que observe alguna dificultad con un estudiante en particular solicita al coordinador un formato para registrar la situación (el coordinador activa la ruta cuando en profesorado, cuando se tengan tres observaciones, y cuando es mono docente con una) |
Formato de observación |
| 2 | Descripción de características del estudiante
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Director de grupo
Docentes Orientadora escolar Docente servicio apoyo |
Se utilizará los formatos de seguimiento psicopedagógico académico y de convivencia.
Los formatos en mención se diligencian para tener una mirada general de cómo está el estudiante en aspectos académicos y de convivencia.
El docente de aula con la ayuda de un formato, aplica una evaluación enfocada al desarrollo del lenguaje y al pensamiento lógico matemático.
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-Formato de registro psicopedagógico – académico.
-Formato de registro psicopedagógico- convivencia -Formato de evaluación lógico matemática y aptitud numérica |
| 3 | Remisión Al Servicio De Apoyo Y/0 Orientación Escolar | Docentes de apoyo pedagógica | El docente director y el coordinador, remiten a servicio de apoyo y orientadora escolar.
Los docentes de servicios de apoyo toman el consentimiento informado por parte de los padres de familia |
-Formato de consentimiento informado
-Formato de no aceptación. -Formato de remisión a servicios de apoyo |
| 4 | Estrategias que permitan eliminar las barreras de aprendizaje
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Docentes de apoyo pedagógico, docentes de aula y/o área | Los docentes de servicio de apoyo recopilan la información obtenida, diligencian la parte inicial del formato y socializan estrategias de apoyo didáctico con los docentes, a fin de que ellos puedan proponer estrategias de trabajo en el aula, a fin de minimizar las barreras de aprendizaje.
Al fin del periodo los docentes de servicio de apoyo deben recoger por parte de los docentes de aula, el informe final del periodo, a fin de determinar si se continúa con la ruta |
Formato de adecuaciones didácticas y metodológicas |
| 5 | Evaluación del estudiante por parte del servicio de apoyo
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Los docentes de servicio de apoyo, aplica evaluación
Pedagógica y diligencian historia. |
El formato de anamnesis consiste en una conversación entre el docente de apoyo y el padre de familia, durante la cual el docente realiza preguntas sobre la historia clínica, los hábitos de vida y los antecedentes familiares.
El formato de evaluación está diseñado para que el docente pueda dar a conocer información sobre las características del aprendizaje del estudiante. |
Formato de anamnesis
Formato de evaluación pedagógica |
| 6 | Remisión a médico general | Docente de servicio de apoyo
y orientadora escolar |
Se hace la remisión al Hospital de la localidad. | Remisión |
| 7 | Remisión a especialista | Médico general | El médico general remite al especialista según cada caso. | Diagnóstico del especialista
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| 8 | Socialización del diagnóstico | Orientadora escolar y docente de servicios de apoyo | Socialización del diagnóstico del especialista a docentes y padres de familia.
Se verifica la información enviada por el especialista para tener en cuenta las estrategias y recomendaciones del profesional. |
Acta de reunión. |
| 9 | Piar Y Evaluación | Docente servicio apoyo
Docentes |
Herramienta utilizada para garantizar los procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes, basados en la valoración pedagógica y social, que incluye los apoyos y ajustes razonables requeridos por el especialista. | Formato de PIAR del ministerio de educación nacional
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Proceso orientador en el manejo de la convivencia escolar
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Atención de la situación de convivencia | Docente o coordinador | Dependiendo de la situación, el docente o coordinador aplica el protocolo de atención correspondiente (Protocolo de atención situaciones tipo I, II o III) | Dialogo con el estudiante |
| 2 | Tipificación de la situación de convivencia | Docente o coordinador | Identificar y tipificar la falta (situación tipo I, II o III) | Debido proceso individual |
| 3 | Debido proceso | Docente
Coordinador Orientadora escolar |
Registrar la situación, tipificándola de acuerdo al Manual de convivencia institucional.
El docente o coordinador (según el caso y la instancia del debido proceso en la que se encuentre el estudiante) debe aplicar las acciones correspondientes, según los acuerdos del manual de convivencia institucional y de acuerdo a la situación presentada (tipo I, II o III) Activar el debido proceso para la situación presentada de acuerdo a los parámetros establecidos en el Manual de convivencia. |
Debido proceso individual
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4 |
Registrar en la plataforma | Coordinador | Registrar la situación en la plataforma SINAI de acuerdo a la siguiente ruta: a. Ingreso a la plataforma SINAI. b. Seguimiento. c. Anotaciones. d. Registro de anotaciones: fecha, norma o falta relacionada, anotación, descargo y acciones. e. Agregar anotación.
f. Aceptar |
Registro plataforma SINAI |
| 5 | Citación acudientes | Docente o coordinador | Docente o coordinador (según la instancia en la que se encuentre el debido proceso del estudiante del caso en particular) cita al padre de familia para darle a conocer la situación, realizar un diálogo formativo, completar los descargos si es el caso y establecer compromisos de mejoramiento y seguimiento, también para darle a conocer las acciones pedagógicas y restaurativas según el caso.
Dichas reuniones son citadas por los siguientes responsables y en los siguientes casos: El docente cita al acudiente cuando el estudiante ha sido reincidente en una situación (3 anotaciones) El docente director de grupo cita al acudiente cuando el estudiante a acumulado cinco situaciones tipo I El coordinador cita al acudiente cuando el estudiante a acumulado siete situaciones tipo I. El coordinador cita Inmediatamente cuando se presenta una situación tipo II o III El coordinador cita cuando el estudiante acumula 8, o 9 anotaciones en el debido proceso. |
Citación acudiente (situación tipo II o III)
Acta de reunión acudiente y docente
Acta de reunión acudiente y director de grupo
Notificación coordinación de convivencia (suspensión de actividades académicas en el aula) |
| 6. | Acciones reparadoras | Docente
Directivos Orientadora escolar |
Bajo la responsabilidad de los docentes y coordinadores se generan espacios pedagógicos en los que las partes involucradas y los padres, madres o acudientes de los estudiantes, puedan exponer y precisar las situaciones acontecidas, preservando en todo caso, el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos.
Además, se determinan acciones restaurativas que busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en el establecimiento educativo; así como las consecuencias aplicables a quienes han promovido, contribuido o participado en la situación reportada. Entre ellas: 1. Acciones propuestas por los docentes de aula cuando un estudiante reincide en faltas tipo I 2. Jornada de reflexión dirigida por coordinación, con notificación a padres de familia. Puede incluir la suspensión de un día hábil escolar por parte del coordinador (Tipo II) 3. Trabajos especiales dirigidos por coordinación. (talleres, 4. Exposiciones, elaboraciones carteleras, sensibilización a pares, terapia ocupacional con trabajos de manualidades en el taller de papel mache…) con notificación a padres de familia. 5. Suspensión de las actividades académicas de uno (2) a cinco (5) días, por parte del comité de convivencia. (Tipo II y III. |
Formato reporte de cumplimiento de acción pedagógica
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| 7 | Remisión docente orientadora | Coordinador | Remisión del caso a la orientadora escolar con notificación al padre de familia, cuando la situación presentada así lo amerita o por acumulación de 8, 9 o máximo 10 anotaciones en el debido proceso, antes de remitir el caso a comité de convivencia escolar
Remisión a la docente orientadora de estudiantes con 10 registros |
Formato de remisión docente orientadora |
| 8 | Remisión caso a comité de convivencia
escolar |
Coordinador
Comité de convivencia escolar |
Cuando el debido proceso de un estudiante presenta las siguientes condiciones, se remite a comité de convivencia escolar:
a. Cuando completa 10 anotaciones tipo I B. Cuando es reincidente en situaciones tipo II, toda vez que se demuestre que las acciones reparadoras no han permitido el cambio de actitud en el estudiante y/o cuando se evidencia incumplimiento a los compromisos adquiridos en diálogos formativos y reuniones con estudiantes y acudientes c. Cuando presenta situaciones tipo III, o cuando se evidencia incumplimiento a los compromisos adquiridos en diálogos formativos y reuniones con estudiantes y acudientes |
Debido proceso individual
(informe de anotaciones)
Acta de comité de convivencia
Resolución rectoral acciones pedagógicas.
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| 9 | Notificación y seguimiento al cumplimiento de las acciones reparadoras y pedagógicas | Coordinador
Orientadora escolar |
1. Una vez realizada la reunión del comité de convivencia escolar, el coordinador notificara al estudiante y al acudiente de las determinaciones consignadas en el acta de reunión y se entregara además la resolución rectoral en la que figuran las acciones pedagógicas.
También informará oportunamente a los docentes de dichas determinaciones 2. El coordinador hace seguimiento al caso, vigila y registra el cumplimiento de la acciones reparadoras y pedagógicas |
Formato reporte de cumplimiento de acción pedagógica
Talleres |
| 10 | Reincidencia en las situaciones | Coordinador
Orientadora escolar |
Después de verificar si se encuentra que el estudiante reincide en la falta, se continúa con el registro del debido proceso y respectivas remisiones | Formato debido proceso individual |
Proceso para diseñar y ejecutar programas de Formación a los padres de familia
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Diagnosticar y conocer realidades del contexto | Orientadora escolar y docentes del proyecto | Por medio de encuestas a consejo de padres se recoge la información para luego ser tabulada y analizada por los responsables del proyecto. | Diagnostico Digital |
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2
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Revisar y contextualizar el proyecto | Orientadora escolar y docentes del proyecto | Fortalecer y contextualizar el proyecto teniendo en cuenta el diagnostico.
Los docentes según las programaciones institucionales deben adaptar y generar estrategias para su aplicación. Luego se presenta al consejo directivo para su viabilidad. |
Proyecto final |
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Socializar a los docentes el proyecto y aliados.
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Orientadora escolar y docentes del proyecto | Se presenta el proyecto a diferentes entidades públicas o privadas del Municipio y departamento en búsqueda de talento humano y recursos.
Se hace el lanzamiento y se motiva a los docentes para que sea un proyecto dinámico en la institución, utilizando diferentes metodologías para que sea comprendido. |
Asistencia
Agenda |
| 4 | Acuerdos y compromisos de los padres de familia | Directores de grupo | Se realiza una sensibilización a los padres de familia, se firman acuerdos concertados y se explica acciones, de no cumplirse estos compromisos. | Acuerdos firmados |
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Implementar el proyecto en la Institución.
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Directores de Grupo
Orientadora escolar
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Se realiza conferencias con temas generados del diagnóstico a cargo de profesionales, divididos en primaria y secundaria.
Los directores de grupo realizan talleres dirigidos a los padres de familia, previamente se capacitan y se les dinamiza el taller respectivo para que sea asimilado de la mejor manera. En las formaciones, los padres podrán emitir un concepto de forma escrita de la impresión del taller. |
Asistencias
Registros fotográficos Evaluación escrita |
| 6 | Revisar las evaluaciones de los talleres | Orientadora escolar y docentes del proyecto | Se revisan las evaluaciones por parte de los padres de familia, directores de grupo ó conferencista, para ser tabuladas y posteriormente analizados. | Análisis de información. |
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Evaluar Impacto
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Orientadora escolar y docentes del proyecto | Diseñar encuesta con el objetivo de recolectar información sobre el impacto del proyecto, aplicado a padres de familia.
Se debe socializar a la comunidad educativa los beneficios y cambios significativos del grupo familiar. |
Informe del impacto |
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Fortalecer el proyecto
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Orientadora escolar y docentes del proyecto | Se realizan los ajustes necesarios para que el proyecto tenga vida institucional y sea reconocido por la comunidad educativa | Proyecto actualizado. |
Proceso Para Ejecutar El Programa De Reconocimientos en la Comunidad Educativa
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Diseñar proyecto de reconocimientos y bienestar | Directivos | En jornadas pedagógicas, los directivos fortalecen el proyecto de bienestar y reconocimiento de la comunidad educativa, incluyen cronograma de actividades. | Proyecto final |
| 2 | Presentación del proyecto al consejo directivo | Consejo directivo
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El consejo directivo abala el proyecto y decide el presupuesto para su apoyo económico. | Acta del consejo directivo.
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| 3 | Ejecutar el programa de bienestar docente | Directivos, docentes encargados del proyecto.
Orientadora escolar |
En el plan operativo anual se programa una serie de actividades encaminadas al bienestar, estímulos y salud mental de los docentes:
· Cumpleaños · Integraciones · Talleres de salud mental · Celebraciones fechas especiales · Reconocimientos a mejores proyectos · Felicitaciones |
Registros fotográficos |
| 4 | Ejecutar programa de bienestar y estímulos a estudiantes | Directivos, comité de convivencia. | Se desarrollarán actividades que busquen el bienestar psicosocial de los estudiantes y estimular sus diferentes inteligencias y logros.
· Salidas Pedagógicas a estudiantes destacados en lo académico, convivencia, talentos, participantes de proyectos transversales. · Semana de proyección juvenil: noche de talentos, foro juvenil, feria de emprendimiento, desfiles. · Semana de proyección Infantil: Noche de talentos, obras de teatro, día de la familia. · Foro de exploración vocacional y feria de universidades. · Estímulos y regalos a estudiantes destacados en la ceremonia de graduación. · Estímulos a estudiantes por la participación en los proyectos transversales: anchetas, regalos y galardones. · Conferencias de reflexión, consumo de sustancias psicoactivas y sexualidad responsable. |
Registros fotográficos. |
| 5 | Estimular el compromiso de los padres de familia. | Rector, directores de grupo | En la última asamblea de padres los padres que se han destacado por su colaboración, compromiso y sentido de pertenencia por la institución serán destacados públicamente recibiendo una condecoración. Los directores de grupo serán los encargados de elegir al padre de familia y será uno por grupo. | Registro fotográfico |
| 6 | Revisar las actividades ejecutadas del proyecto en el año lectivo. | Directivos | Revisar las actividades ejecutadas Según el POA y hacer una evaluación del proyecto. | Acta de reunión. |
| 7 | Fortalecer el proyecto | Directivos | Se hacen los ajustes pertinentes para darle continuidad al proyecto de estímulos. | Proyecto ajustado. |
Proceso para el Seguimiento a Egresados
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Diseñar el cuestionario para estudiantes del grado 11 | Coordinador | Diseño de encuesta para estudiantes del grado 11 (cada año) | Formulario Google docs |
| 2 | Aplicar el cuestionario para estudiantes del grado 11 | Docente de tecnología |
Aplicación de encuesta para estudiantes del grado 11 (cada año) |
Formulario diligenciado por estudiante |
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3 |
Consolidar información de cuestionario | Auxiliar administrativa | Impresión y archivo de los formularios aplicados para estudiantes del grado 11 (cada año) | Consolidar la información del formulario |
| 4 | Realizar Seguimiento a los egresados | Auxiliar administrativa | Enviar el correo con el link de la encuesta a final de cada año a los egresados para actualizar la base de datos y tener información del mismo. | Formulario Google docs |
| 5 | Consolidar la información de las encuestas | Auxiliar administrativa | Consolidar y tabular la información de los egresados y realizar el análisis con respecto a los años anteriores. | Documento de análisis digital
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| 5 | Respuesta de los egresados con la encuesta | Auxiliar administrativa | Generar estrategias de mejoramiento para incrementar el porcentaje de encuestados. | Plan de mejoramiento. |
Proceso para la aplicación de la evaluación de desempeño a docentes del decreto 1278
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Socializar el proceso de evaluación anual de desempeño laboral
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Rector | Se convoca a los docentes pertenecientes del decreto 1278 en los tres primeros meses del año lectivo y se hace la presentación de los temas: 1. Contexto legal y conceptual. 2. Metodología de evaluación. 3. Protocolo de la evaluación
También se pacta fecha para la entrega del anexo 5 |
Asistencia |
| 2 | Firmar el formato anexo 5 | Rector
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Se hace revisión del anexo 5 en los 15 días posteriores de la fecha de entrega, se hacen las sugerencias pertinentes y las correcciones y se procede a firmar el anexo 5 que son los acuerdos respectivos que hace evaluador y evaluado para su evaluación de desempeño. | Anexos 5 firmados.
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| 3 | Revisar avances en las contribuciones individuales | Rector | En el mes de agosto se hace la primera revisión de los adelantos de las contribuciones individuales, se citan en sub grupos por niveles, se hacen las sugerencias y observaciones necesarias para la presentación de evidencias en el mes de noviembre. | Asistencia
Actas |
| 4 | Realizar encuesta sobre el desempeño de los docentes del 1278 | Coordinadores | Los coordinadores citan de manera individual en el mes de septiembre a los docentes del 1278, distribuidos según la sede que están a su cargo. Las encuestas servirán de insumo para la valoración dada por el rector en la evaluación de desempeño.
La metodología sugerida es dialogo personal con el docente y retroalimentación de la encuesta. |
Encuestas diligenciadas. |
| 5 | Realizar encuesta a los representantes de grupo sobre el desempeño de los docentes del 1278 | Rector | El rector cita a los representantes de grupo, se les aplica la encuesta donde los estudiantes darán una valoración y opinión acerca de la forma como e l profesor organiza, desarrolla y evalúa su clase. Se le solicita a los estudiantes objetividad lo cual servirá de insumo para la valoración dada por el rector en las evaluaciones de desempeño. Esta encuesta aplica para docentes de secundaria. | Encuestas diligenciadas |
| 6 | Realizar reunión a los padres de familia de algunos grupos y sedes rurales | Rector | Solo si el docente presenta dificultades con el grupo o grupos se hace reunión con padres de familia, también las quejas escritas de los padres de familia con los descargos del docente servirán como insumo para la calificación final.
En el caso de los docentes rurales en las visitas técnicas de calidad se aprovecha para recoger opiniones de los padres de familia sobre el servicio de los docentes que atienden los niños. |
Acta de reunión. |
| 7 | Evaluación de desempeño | Rector | Según el cronograma institucional se cita a los docentes de manera individual y se solicita para el día de la evaluación:
Protocolo diligenciado Evidencias consignadas en el anexo 5 Se hace un chequeo de las evidencias que están consignadas en el anexo 5. Se comparten las encuestas con el docente realizadas por coordinadores y estudiantes. También las opiniones diversas de los padres de familia y percepciones del rector. Se genera un ambiente de diálogo y confianza donde se concientiza al docente de sus fortalezas y aspectos a mejorar. Luego se procede a valorar el desempeño cuantitativamente y el docente procede a revisar su puntaje final, teniendo en cuenta las competencias de menos puntaje se realiza el plan de desarrollo personal y profesional. Tanto el evaluado como el evaluador firman aceptando la evaluación de desempeño y su calificación final. Esta evaluación se registra en la plataforma humano en línea. |
Protocolos diligenciados y firmados. |
| 8 | Retroalimentar el proceso con el equipo directivo | Rector | El rector socializa a sus coordinadores el consolidado y conclusiones del proceso de evaluación de los docentes, se recibe observaciones para fortalecer el seguimiento en las competencias de menor puntaje y brindar acompañamiento desde la dirección.
También se revisan los formatos de las encuestas y la metodología empleada por si requieren cambios. |
Acta |
| 9 | Fortalecer el proceso de evaluación | Rector | Teniendo en cuenta las conclusiones y observaciones consolidadas en la reunión de coordinadores, se hacen los ajustes para mejorar el proceso, metodología y formatos. | Guía del Proceso Evaluación de desempeño. |
Proceso para la inducción de nuevos docentes o funcionarios
| No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
DESCRIPCIÓN |
REGISTROS |
| 1 | Planear la inducción | Equipo de calidad | Organizar los documentos digitales y físicos que serán entregados a los docentes nuevos. | Plan de inducción |
| 2 | Contextualizar al docente o funcionario | Rector | Esto se haría el primer día que el docente o funcionario se presenta a la institución y el rector:
a. Se da la bienvenida y contextualización de la I.E. Solicita notificación y acta de nombramiento en propiedad. b. Se Socializa el horizonte institucional y se entrega documento. c. Hace la presentación oficial al personal docente, directivo, administrativo y servicios generales. |
Notificación y acta de nombramiento. |
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3 |
Registrar al sistema al nuevo docente o funcionario | Auxiliar administrativa | Esto se haría el primer día que el docente se presenta a la institución y las auxiliares:
a. Solicita documentación personal para la hoja de vida. b. Ingresa al maestro al sistema de información académica (SINAI) c. Expide certificado de inicio de labores d. Entrega planillas de los grados asignados (si es docente) o funciones asignadas si se trata de un funcionario. e. Hace un recorrido con el maestro o funcionario por las distintas dependencias de la Institución. Para el caso de los docentes que llegan a las sedes, se explica cómo llegar a la sede rural, (cuando sea necesario) |
Documentos del docente, y registros en el sistema SINAI |
| 4 | Contextualizar al docente con la dinámica institucional. | Coordinadores
Orientadora escolar |
Esto se haría el primer día que el docente se presenta a la institución y la coordinación académica y convivencia:
a. Entrega de asignación académica y dirección de grupo al maestro b. Entrega horario de clases c. Entrega plan de estudio – malla de aprendizaje. d. Entrega y explicación del formato de planeación por periodo. e. Hace entrega del sistema institucional de evaluación SIEE. f. Hace entrega del manual de convivencia. g. Asigna escritorio y casillero en sala de profesores. |
Acta de recibido. |
| 5 | Capacitar al docente o al funcionario (si aplica) en el sistema de Información SINAI.
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Coordinador | Esto se haría el segundo día que el docente se presenta a la institución y la coordinación académica y convivencia:
a. Capacita en el manejo del sistema de información académica SINAI b. Conversatorio entorno a los protocolos de atención, situaciones tipo I, II, III y debido proceso del estudiante d. Si el año lectivo está avanzado se hace empalme de la situación de los grupos y entrega de los procesos académicos. |
Acta de capacitación. |
| 6 | Retroalimentar las posibles dudas del docente o funcionario | Coordinadores
Orientadora escolar |
Después de una semana los coordinadores retroalimentan los procesos, se resuelven dudas y remiten a la instancia para que sean resueltas.
Se aplica instrumento de evaluación. |
Acta de retroalimentación.
Instrumento de evaluación. |
| 7 | Fortalecer el trabajo docente o del funcionario | Directivos
Orientadora escolar |
En caso necesario se hacen observaciones y se orienta en el trabajo pedagógico del docente tomando acciones preventivas, correctivas o mejoramiento.
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Acta de observaciones. |
